Slanje velikih fajlova i dokumenata putem mail-a ili linka iz IS SIMA
Svaki fajl kojim se pohrani informacioni sistem u dokument menadzment sistemu, nevezano od samog formata fajla, za njega možete kreirati javni link koji Vam pruža mogućnost da ga podelite sa osobama koje nisu korisnici IS SIMA.
Korišćenjem ove funkcionalnosti u potpunosti zamenjujete upotrebu drugih softvera i platformi za deljenje dokumenata. Prednosti su u tome što sve potrebne informacije da bi podelili dokument sa eksternim saradnicima ili učesnicima na projektu se nalaze u poslovnom informacionom sistemu.
Tako da sa lakoćom možete pronaći sve osobe ili kompanije kojima trebate da pošaljete mail sa linkom na kojem mogu da pristupe dokumentima.
Jedna od prednosti “javnih linkova” u odnosu na druge sisteme je u tome što kreiranje pristupa se odvija na samom fajlu. Time pored evidencije kada ste kreirali javni link imate i uvid koja osoba ga je kreirala i do kojeg vremena će javni link biti aktivan.
Na jednom dokumentu možete kreirati više javnih linkova sa jasno definisanim parametrima kome ste poslali, koji tip javnog linka ste kreirali – putem direktnog slanja na mail adrese, ili kreiranje linka koji možete poslati i putem nekih drugih platformi.
Sistem će Vas obavestiti kada zadate mail adrese pristupe linku, tako da i sistem obaveštenja Vam omogućava da imate uvid i u ovaj segmenat.
Kada osobe pristupe, odnosno kliknu na link ka dokumentaciji putem opcije “napomena” omogućeno im je da vide i proizvodni tekst koji će opisati šta se nalazi u samoj dokumentaciji ili neka informacija koja je relevanta pri slanju.
Na kraju želimo da naglasimo da IS SIMA je cloud base platforma, tako da nije potrebno zbog potreba deljenja dokumentacije ponovo otpremati dokumenta sa vašeg računara. Već kad ste jednom ubacili dokumenta u modul za upravljanjem dokumentacijom(DMS), osobe kojima šaljete link će automatski da preuzmu sa servera gde se sam dokument nalazi.
Sam link za pristup dokumentaciji je zaštićen svim aktuelnim bezbednosnim protokolima i nije moguće ga iskoristi za zloupotrebu i pristup ostalom dokumentaciji, ili nekim drugim delovima poslovnog informacionog sistema.
Za sam tok procesa kreiranja i funkcionisanja javnog linka kontaktirajte naš prodajni tim, kako bi Vam zakazali demo prezentaciju na office@setpp.rs ili putem telefona +381 11 630 59 47.