Uspešno vođenje poslovnih sastanaka kroz informacioni sistem
Jedan od formi komunikacije u poslovanju su i sami sastanci. Smatramo da je podjednaka važnost vođenja internih sastanaka, gde mogu prisustvovati svi zaposleni, kao i sastanaka koji uključuju Vaše partnere, kupce, interne saradnike odnosno sve one koji se nalaze izvan vaše kompanije, ali su sa njom na neki način povezani.
Važnost vođenja sastanaka i njihova evidencija predstavlja jedan od ključnih elemenata uspešnog protoka informacija i kvalitetnog upravljanja procesima same kompanije.
Informacioni sistem IS SIMA Vam nudi pregršt opcija i mogućnosti od kreiranja sastanak do, do beleženja radnih sati i zapisnika samog sastanka.
Sama svrha je da uz dva klika mišem možete upravljati svi relevatnim informacijama kako bi sastanak uspešno prošao kroz sve faze od kreiranja do sumiranja svih relevatnih informacija sa održanog sastanka.
“Smatramo da je obaveštenje o sastanku je glavni alat menadžera. Kreiranjem sastanka, učesnicima sastanka najavljuje se tema, cilj, vreme i mesto gde će se održati. Ovaj segment informacionog sistema je integrisan sa kalendarom, pa kada korisnik potvrdi poziv za sastanak, on se dodaje u njegov kalendar i u datom trenutku ga obaveštava. – www.is-sima.rs “
Kao što smo napomenuli posebno smo obratili pažnju da u infromacionom sistemu možete na lak način kreirati sastanak preko početnog kalendara, a kasnije preko opcije pripadnosti da lako pronađete taj sastanak na odgovarajućoj temi.
Sistem obaveštavanja je jedan od ključnih elemenata koji Vam omogućava da u svakom trenutku imate informacije ko je potvrdio prisustvo na sastanku, kao i ko je prisustvovao samom sastanku i uloge svih učesnika.
Važno je jasno specificirati koja osoba je sazvala sastanak pri čemu ona može biti interna, unutar Vaše kompanije, ili neko sa kime sarađujete.
Uvek je važno jasno definisati ko će koordinisati samim sastankom, kao i ko je zadužen za vođenje zapisnika, a sve ove opcije Vam omogućava IS Sima.
Pored dodeljivanja pripadnosti samom sastanku možete i naznačiti sa kojim pratnerima nastupate zajedno ili ste pozvani od strane njih.
Osnovne infromacije kao što su vreme, mesto i trajanje sastanka su opcije bez kojih nije moguće sprovesti sastanak.
Međutim, sistem obaveštavanja omogućava svakoj osobi koja je dodata ili je potvrdila sastanak da u svom kalendaru na početnoj stranici ima sortirane sastanke po danima. Jedna od mnogobrojnih prednosti su i da ako se desi da korisnik našeg informacionog sistema u jednom istom danu ima više sastanaka da su mu oni sortirani po početnom vremenu.
Time svaka osoba može urgirati da nije u mogućnosti da prisustvuje određenom sastanku zbog preklapanja vremena.
IS Sima Vam omogućava da ako ste sprečeni da prisustvujete sastanku obavesti sve učesnike ili samo pojedine putem diskusija koje možete kreirati na samom sastanku.
Time je na pravom mestu zabeležena informacija koja je dostupna u svakom trenutku i lako je možete kasnije pronaći.
Koordinator je osoba koja rukovodi sastankom i odgovorna je za tačnost informacija i i pravdanja radnih sati svih učesnika. Time se automatski beleže radni sati svakom učesniku sastanka u njihovim izveštajima, a koji ulaze u obračun zarada za taj mesec.
O svim ostalim opcijama funkcionalnosti sastanci možete se informisati pozivom na broj +381 11 630 59 47 ili putem mail-a office@setpp.rs